Tips om de administratie makkelijker en leuker te maken

Administratie is misschien wel het saaiste onderwerp dat ik zo snel kan bedenken.
Dat is nog tot daar aan toe. Maar administratie is ook nog eens niet leuk. Het is helaas wel verplicht. Iedere ondernemer ontkomt er niet aan. Wat ga je dus doen? Zelf doen blijkt vaak snel toch te ingewikkeld of te veel werk. Accountants zijn meestal duur, maar hebben wel een toegevoegde waarde? Daarom wil ik jullie graag enkele tips geven om de administratie zo makkelijk mogelijk te maken en zelfs iets leuker!

Tip 1: digitaal factureren

Er zijn tegenwoordig hele eenvoudige en overzichtelijke programma’s op de markt die het factureren een stuk eenvoudiger en sneller maken. Vergeet dus de Word- en Excel-facturen. Met digitaal factureren hoef je al je debiteuren maar 1 een keer aan te maken, je hebt geen last van verspringende regels, per ongeluk de gegevens laten staan van een factuur die je eerder hebt gemaakt en je kunt zulke programma’s koppelen aan je bank. Door deze koppeling kan je in één oogopslag zien of facturen nog openstaand of reeds betaald zijn. Staan ze nog open? Kun je ze met 1 druk op de knop aanmanen. Dit gaat zeker tijd schelen een oogt erg professioneel.

Tip 2: vraag of leveranciers digitaal gaan factureren

Maak een apart e-mailadres waar leveranciers naar toe kunnen factureren. Zo kun je nooit meer facturen kwijt raken en zit je niet meer met stapels papier. Je kunt ze vervolgens makkelijk zelf boeken en archiveren of meteen doorsturen aan je accountant. Dit betekent dus het einde van je dikke mappen met facturen en op deze manier kun je ze snel terug vinden. Sla je ze online op, zijn je facturen ook nog eens altijd en overal toegankelijk.

Tip 3: Zorg dat je boekhouding minstens wekelijks is bijgewerkt

Hiervoor zijn twee redenen. Ten eerste als je het wekelijks doet is het niet zo’n grote hoeveelheid in één keer. Ten tweede, en dat is de belangrijkste reden, heb je dan altijd actuele cijfers. Accountants worden vaak gezien als een kostenpost en dat zijn ze doorgaans niet. Maar wat nu als je cijfers altijd up-to-date zijn? In dat geval kun je dus altijd je marges en je liquiditeitspositie goed in de gaten houden. Dan heb je echt iets aan je administratie. Je signaleert dan zaken op tijd en kunt daarop reageren. Maar je kunt ook rechtstreeks verbanden leggen tussen bijvoorbeeld bepaalde acties en je omzet. Kortom actuele managementinformatie zonder dat het je extra tijd of moeite kost, maar juist minder!

Wil je meer tips, aarzel niet en neem gewoon even contact met ons op. Kijk ook eens op

Succes met jullie administraties!